Bạn có thường xuyên thực hiện các tác vụ chỉnh sửa tệp tin lặp đi lặp lại trên máy Mac của mình không? Với Quick Actions (Thao tác nhanh), bạn có thể dễ dàng sắp xếp hợp lý các công việc này để đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả. Bằng cách thêm chúng vào menu ngữ cảnh chuột phải, bạn có thể hoàn thành nhiều tác vụ chỉ với vài cú nhấp chuột hoặc ít hơn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Giới Thiệu Về Quick Actions – Thao Tác Nhanh Trên macOS
Quick Actions là một tính năng mạnh mẽ của macOS cho phép bạn thực hiện các thao tác tệp tin phổ biến trực tiếp từ ứng dụng Finder hoặc màn hình nền, giúp bạn không cần phải mở các tệp trong ứng dụng liên quan. Bạn có thể sử dụng Quick Actions trên một tệp tin đơn lẻ hoặc nhiều tệp cùng lúc để thực hiện các tác vụ hàng loạt, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian đáng kể.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Quick Actions để thay đổi kích thước và chuyển đổi định dạng hình ảnh, xoay hình ảnh hoặc xóa nền của chúng, cùng nhiều tác vụ khác. Tương tự, bạn có thể dùng Quick Actions để đánh dấu (annotate) hình ảnh hoặc tệp PDF, tạo tệp PDF từ nhiều hình ảnh hoặc các tệp PDF khác, hoặc cắt bớt các đoạn âm thanh và video để làm chúng ngắn hơn.
Apple đã tích hợp sẵn một bộ Quick Actions vào macOS để bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức. Ngoài ra, hệ điều hành này còn cho phép bạn tạo và sử dụng các Quick Actions tùy chỉnh, phù hợp với những quy trình làm việc cụ thể và độc đáo của riêng bạn, giúp cá nhân hóa trải nghiệm và tối đa hóa hiệu quả công việc.
Các Quick Actions Có Sẵn Trên Mac Mà Bạn Nên Biết
Hiện tại, macOS bao gồm sáu Quick Actions được tích hợp sẵn. Bạn có thể sử dụng các Thao tác nhanh này trên các tệp hình ảnh, PDF, âm thanh và video. Chỉ cần nhấp chuột phải vào một tệp trong Finder, sau đó di chuyển chuột đến menu “Quick Actions” để chọn một trong các tùy chọn sau:
- Chuyển đổi hình ảnh (Convert Image): Cho phép bạn chuyển đổi hình ảnh sang định dạng JPEG, PNG hoặc HEIF. Tùy chọn này cũng cung cấp khả năng thay đổi kích thước hình ảnh và giữ lại hoặc loại bỏ siêu dữ liệu (metadata) của tệp.
- Xoay trái (Rotate Left): Xoay hình ảnh đã chọn 90 độ ngược chiều kim đồng hồ. Bạn có thể sử dụng tác vụ này nhiều lần cho đến khi đạt được hướng mong muốn cho hình ảnh.
- Xóa nền (Remove Background): Trích xuất đối tượng chính từ một hình ảnh và lưu nó dưới dạng một tệp mới, trong khi vẫn giữ nguyên hình ảnh gốc. Tính năng này cực kỳ hữu ích để nhanh chóng xóa nền khỏi nhiều hình ảnh cùng lúc.
- Tạo PDF (Create PDF): Kết hợp các tệp được chọn thành một tệp PDF duy nhất. Bạn có thể sử dụng tác vụ này để tạo một tài liệu PDF từ nhiều hình ảnh hoặc tệp PDF.
- Đánh dấu (Markup): Cung cấp quyền truy cập nhanh vào các công cụ đánh dấu và chú thích để đơn giản hóa quá trình. Nó mở tệp hình ảnh hoặc PDF trong cửa sổ Quick Look, với một thanh công cụ ở phía trên chứa nhiều công cụ đánh dấu khác nhau như Vẽ, Hình dạng, Văn bản, Đánh dấu, Chữ ký, Xoay trái và Cắt. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp đã chú thích trực tiếp từ cửa sổ này.
- Cắt (Trim): Cung cấp quyền truy cập nhanh vào công cụ cắt, cho phép bạn nhanh chóng cắt tệp được chọn. Công cụ này tự động xuất hiện đối với các tệp âm thanh và video được hỗ trợ, và mở tệp trong cửa sổ Quick Look với thanh cắt ở phía dưới.
Các Quick Actions tích hợp sẵn trên macOS không thể tùy chỉnh được, điều này có nghĩa là bạn không thể thay đổi thuộc tính hoặc cách chúng hoạt động. Bạn phải sử dụng các Thao tác nhanh này theo đúng như Apple đã cung cấp.
Cách Tạo Quick Actions Tùy Chỉnh Trên Mac
Mặc dù macOS bao gồm một vài Quick Actions tích hợp sẵn để hỗ trợ bạn trong nhiều tác vụ thao tác tệp cơ bản, nhưng chúng có thể chưa đủ để đáp ứng toàn bộ các hoạt động tệp tin mà hầu hết chúng ta thực hiện hàng ngày trên máy Mac. Do đó, nếu bạn muốn đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại khác, bạn cần tự tạo các Quick Actions của riêng mình.
Có hai cách để làm điều này: sử dụng ứng dụng Automator hoặc ứng dụng Phím tắt (Shortcuts). Hãy cùng tìm hiểu cả hai phương pháp. Để minh họa, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một Quick Action để chuyển đổi kích thước hình ảnh theo một chiều cụ thể.
Tạo Quick Action Tùy Chỉnh Trong Ứng Dụng Automator
Automator là một ứng dụng tích hợp sẵn của macOS cho phép bạn tạo các quy trình làm việc để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trên máy Mac. Mặc dù việc tạo quy trình làm việc thường đòi hỏi sự hiểu biết về ngôn ngữ lập trình, Automator áp dụng một cách tiếp cận đơn giản, trong đó bạn kéo và thả các hành động để kết nối chúng lại với nhau và tạo ra quy trình.
Để tạo một Quick Action, hãy khởi chạy ứng dụng Automator từ thư mục Ứng dụng > Tiện ích (Applications > Utilities). Nhấp vào “Tài liệu mới” (New Document), và khi được yêu cầu đặt loại tài liệu, chọn “Quick Action” và nhấn “Chọn” (Choose).
Trong khu vực quy trình làm việc, hãy thiết lập hành động “Workflow Receives Current” thành “Image Files” trong “Finder”.
Thiết lập hành động "Workflow Receives Current" trong ứng dụng Automator trên macOS để tạo tác vụ nhanh.
Bây giờ, trong thanh bên “Actions”, chọn “Files and Folders” và kéo thả hành động “Get Selected Finder Items” vào khu vực quy trình làm việc ở bên phải.
Tiếp theo, chọn “Photos” trong thanh bên “Actions” và kéo thả hành động “Scale Images” vào khu vực quy trình làm việc. Automator sẽ nhắc bạn thêm hành động “Copy Finder Items” vào quy trình làm việc của bạn để giữ lại các tệp gốc. Nhấp vào “Add” để cho phép điều này và chỉ định một thư mục đích cho các tệp, hoặc nhấn “Don’t Add” để ghi đè lên các tệp gốc.
Sau khi hoàn tất, trong hành động “Scale Images”, nhập kích thước (theo pixel) mà bạn muốn hình ảnh của mình được thay đổi vào trường văn bản bên cạnh menu thả xuống “To Size”. Lưu ý rằng giá trị này về cơ bản là kích thước tối đa của cạnh dài nhất của hình ảnh, nghĩa là nó có thể là chiều rộng (đối với hình ảnh phong cảnh) hoặc chiều dài (đối với hình ảnh chân dung).
Cấu hình hành động "Scale Images" trong Automator để thay đổi kích thước ảnh hàng loạt trên Mac.
Cuối cùng, sau khi đã thêm tất cả các hành động, hãy lưu Quick Action. Đi tới Tệp > Lưu (File > Save) hoặc nhấn tổ hợp phím Command+S. Đặt tên cho dịch vụ này và nhấp vào “Lưu” (Save).
Nếu bạn muốn chỉnh sửa Quick Action này trong tương lai, hãy mở ứng dụng Finder và nhấn tổ hợp phím Command+Shift+G để truy cập cửa sổ “Đi tới thư mục” (Go to Folder). Gõ ~/Library/Services và bạn sẽ thấy tất cả các Quick Actions của Automator.
Control-click (hoặc nhấp chuột phải) vào Quick Action bạn muốn chỉnh sửa và chọn “Mở với” (Open With) > “Automator.app”. Thao tác này sẽ mở Quick Action trong một cửa sổ Automator. Thực hiện các thay đổi và đừng quên lưu chúng lại.
Tạo Quick Action Tùy Chỉnh Trong Ứng Dụng Phím Tắt (Shortcuts)
Nếu bạn chưa từng sử dụng Automator trước đây và cảm thấy giao diện của nó hơi khó sử dụng, bạn có thể dùng ứng dụng Phím tắt (Shortcuts) để tạo Quick Action thay thế. Ứng dụng Phím tắt được cài đặt sẵn trên macOS, cung cấp giao diện thân thiện với người dùng hơn Automator và rất phù hợp để tự động hóa các hành động đơn giản.
Để tạo một Quick Action, hãy khởi chạy ứng dụng Phím tắt. Sau đó, nhấp vào biểu tượng “+” ở góc trên bên phải để tạo một phím tắt mới. Hoặc, đi tới Tệp > Phím tắt mới (File > New Shortcut). Bây giờ, nhấp vào trường “Tìm kiếm” (Search) trong thanh bên phải, gõ “Get Selected Files in Finder” và nhấp đúp vào nó để thêm vào phím tắt. Bạn cũng có thể kéo và thả hành động này.
Thêm hành động "Get Selected Files in Finder" vào trình chỉnh sửa Phím tắt trên Mac.
Tương tự, tìm kiếm và thêm hành động “Resize Image” vào phím tắt. Sau khi hoàn tất, trên hành động “Resize Image”, nhấp vào trường bên cạnh “Size” và chỉ định kích thước (theo pixel) bạn muốn. Theo mặc định, hành động này sử dụng tùy chọn “Auto Height”, nhưng bạn có thể chỉ định chiều rộng nếu có yêu cầu cụ thể.
Nhấp vào biểu tượng “i” ở thanh bên phải và bật tùy chọn “Use as Quick Action”. Đánh dấu vào ô kiểm cho “Finder”.
Bật tùy chọn "Sử dụng làm Thao tác nhanh" cho phím tắt trong ứng dụng Shortcuts của macOS.
Sau khi bạn đã thêm xong các hành động, Phím tắt sẽ tự động đặt tên cho phím tắt là “Resize Image”—dựa trên hành động “Resize Image” mà bạn đã thêm. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng một tên khác. Chỉ cần nhấp vào văn bản “Resize Image” ở đầu phím tắt, gõ một tên và nhấn phím Return để lưu.
Đóng cửa sổ và bạn sẽ thấy phím tắt này trong mục “Tất cả phím tắt” (All Shortcuts) trong thư viện Phím tắt của bạn. Bạn có thể quay lại ứng dụng Phím tắt bất cứ lúc nào bạn muốn để thực hiện các thay đổi đối với Quick Action này.
Cách Sử Dụng Quick Actions Trên Mac
Ngay sau khi bạn tạo một Quick Action – bằng một trong hai phương pháp trên – nó sẽ tự động được thêm vào menu Quick Actions trên máy Mac của bạn, sẵn sàng để sử dụng.
Hãy truy cập Finder hoặc màn hình nền – nơi bạn lưu trữ các tệp tin mà bạn muốn làm việc. Chọn tệp mà bạn muốn sử dụng Quick Action; bạn cũng có thể chọn nhiều tệp. Bây giờ, nhấp chuột phải (hoặc Control-click) vào lựa chọn của bạn, chọn “Quick Actions”, và nhấp vào Quick Action bạn muốn sử dụng.
Menu Quick Actions sau khi chọn tệp hình ảnh trong ứng dụng Finder trên Mac.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Quick Action bạn muốn sử dụng trong ngăn Xem trước (Preview pane). Bạn cần bật ngăn Xem trước để tính năng này hoạt động. Mở Finder và đi tới “Xem” (View) > “Hiển thị Xem trước” (Show Preview), hoặc nhấn tổ hợp phím Command+Shift+P.
Tương tự, nếu máy Mac của bạn có Touch Bar, bạn cũng có thể thực hiện các Quick Actions từ đó. Tuy nhiên, bạn sẽ cần cấu hình nó trước từ cài đặt Touch Bar.
Tùy thuộc vào Quick Action bạn vừa sử dụng, nó có thể hoạt động ở chế độ nền, áp dụng các thay đổi cho các tệp đã chọn và tự động lưu chúng. Hoặc nó có thể yêu cầu bạn nhập liệu. Quick Action “Convert Image” là một ví dụ điển hình. Khi bạn chạy nó, bạn sẽ thấy các lời nhắc trên màn hình yêu cầu bạn chọn định dạng đầu ra mong muốn, cùng nhiều thứ khác. Thực hiện các lựa chọn thích hợp, và Quick Action sẽ hoàn tất thao tác và lưu tệp.
Trừ khi bạn đã chọn giữ lại tệp gốc khi tạo quy trình làm việc (trong Automator hoặc Shortcuts), Quick Action sẽ ghi đè lên tệp gốc và lưu nó ở cùng vị trí.
Cách Quản Lý Quick Actions Trên Mac
Theo thời gian, khi bạn tiếp tục tạo các Quick Actions tùy chỉnh mới, menu Quick Actions trên máy Mac của bạn có thể trở nên lộn xộn do có quá nhiều Quick Actions. Bạn có thể ngăn chặn điều này bằng cách tắt các Quick Actions mà bạn không sử dụng thường xuyên.
Để quản lý Quick Actions trên máy Mac của bạn, hãy khởi chạy ứng dụng “Cài đặt Hệ thống” (System Settings). Đi tới “Chung” (General), cuộn xuống và chọn “Mục đăng nhập & Tiện ích mở rộng” (Login Items & Extensions).
Trang cài đặt Chung trong ứng dụng Cài đặt Hệ thống macOS.
Cuộn xuống phần “Tiện ích mở rộng” (Extensions) và nhấp vào nút “i” bên cạnh “Finder”. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các Quick Actions tích hợp sẵn và tùy chỉnh mà bạn hiện có trên máy Mac của mình. Gạt công tắc bên cạnh một Quick Action sang vị trí tắt để vô hiệu hóa nó và nhấn “Xong” (Done).
Kích hoạt/vô hiệu hóa Quick Actions trong Cài đặt Hệ thống trên máy Mac.
Trong tương lai, nếu bạn cần sử dụng lại Quick Action này, bạn có thể bật lại nó. Chỉ cần quay lại trang này và bật công tắc bên cạnh nó.
Việc kết hợp Quick Actions vào quy trình làm việc là một cách tuyệt vời để nâng cao năng suất trên máy Mac của bạn. Apple cũng cung cấp Quick Actions trên iPhone, có thể truy cập trong ứng dụng Tệp (Files). Đây là một trong những khả năng ít được biết đến của ứng dụng Tệp mà bạn có thể chưa biết, mặc dù, không giống như trên máy Mac, bạn không thể tạo và sử dụng các Quick Actions tùy chỉnh trên iPhone.
Tự động hóa các thao tác tệp tin đơn giản chỉ là một trong những cách mà ứng dụng Automator và Phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trên máy Mac. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Quick Actions để chia nhỏ tệp PDF, thêm hình mờ vào tệp PDF, lưu trữ tệp vào kho lưu trữ ZIP, và nhiều hơn nữa. Tương tự, Phím tắt có thể giúp bạn thoát tất cả các ứng dụng, theo dõi thời gian và mở các ứng dụng và tài liệu sẵn sàng cho công việc, cùng nhiều tiện ích khác.
