Bạn đã từng tỉ mỉ xây dựng một tệp Microsoft Excel phức tạp, chứa đầy đủ các tính năng và dữ liệu, nhưng khi chia sẻ với đồng nghiệp, họ lại bối rối không biết bắt đầu từ đâu? Tình trạng này khá phổ biến, và giải pháp chính là một trang chủ (homepage worksheet) được thiết kế bài bản. Trang chủ này sẽ cung cấp mọi thông tin quan trọng cùng các liên kết điều hướng ngay khi người dùng mở tệp, giúp họ dễ dàng nắm bắt và sử dụng workbook của bạn.
Sau khi hoàn thành bài hướng dẫn này, bạn sẽ có một trang chủ worksheet trông chuyên nghiệp và trực quan như hình minh họa dưới đây, biến workbook Excel của bạn từ một tệp dữ liệu đơn thuần thành một công cụ làm việc hiệu quả và thân thiện với người dùng.
Một trang chủ worksheet được thiết kế chuyên nghiệp trong Microsoft Excel, hiển thị các liên kết và thông tin quan trọng.
Thiết Lập Nền Tảng Cho Trang Chủ Worksheet Của Bạn
Trước khi bắt đầu thêm nội dung vào trang chủ worksheet, hãy dành vài phút để thiết lập và định dạng các yếu tố cơ bản. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian sau này và đảm bảo một bố cục đồng nhất, chuyên nghiệp cho workbook Excel của mình.
Đầu tiên, hãy điều chỉnh độ rộng của tất cả các cột. Điều này giúp bạn không bị giới hạn bởi cài đặt mặc định, mang lại sự linh hoạt hơn trong việc sắp xếp văn bản và đồ họa. Để thực hiện, nhấp vào nút “Chọn tất cả” (Select All) ở góc trên bên trái của bảng tính (nơi giao nhau giữa tiêu đề hàng và cột), sau đó kéo một cột bất kỳ để giảm kích thước.
Tiếp theo, hãy giảm thêm độ rộng của cột A để tạo một khoảng lề nhỏ, tách biệt nội dung chính của bạn khỏi cạnh bên trái của workbook. Đây là một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả để làm cho trang chủ của bạn trông gọn gàng và có tổ chức hơn, giống như một trang web thực thụ.
Bảng tính Excel với cột A được giảm chiều rộng để tạo một khoảng lề trống.
Giờ là lúc quyết định màu nền, font chữ và kích thước chữ cho trang chủ. Lặp lại thao tác nhấp vào nút “Chọn tất cả” ở góc trên bên trái. Trong tab Home trên thanh Ribbon, chọn màu tô ô (Cell Fill Color), font chữ (Font), kích thước chữ (Text Size) và màu chữ (Font Color) theo ý muốn. Ví dụ, bạn có thể chọn nền xanh đậm, font mặc định (Aptos) màu trắng, và kích thước chữ tiêu chuẩn là 14pt. Việc lựa chọn màu sắc và font chữ nhất quán sẽ giúp trang chủ Excel của bạn trông chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.
Với các bước thiết lập cơ bản đã hoàn tất, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu thêm nội dung thực tế vào trang chủ workbook Excel của mình.
Tạo Phần Chào Mừng Và Tiêu Đề Ấn Tượng
Trang chủ worksheet của bạn nên hoạt động tương tự như một trang chủ trên website – nó phải thân thiện, dễ chào đón, và người xem có thể ngay lập tức nắm bắt được nội dung chính. Đó là lý do tại sao hai yếu tố đầu tiên bạn cần thêm là một tiêu đề và một dòng giới thiệu ngắn gọn.
Giả sử bạn đã tạo một cột làm lề (cột A), hãy nhập tiêu đề chào mừng của bạn vào ô B1, nhấn Enter, và định dạng văn bản sao cho nó nổi bật. Hãy chọn một kích thước lớn hơn, font chữ đậm hoặc màu sắc khác biệt để tiêu đề thật sự thu hút sự chú ý.
Sau đó, bạn cần xác định độ rộng mà trang chủ worksheet sẽ hiển thị, đảm bảo rằng tất cả nội dung sẽ hiển thị rõ ràng trên các màn hình có kích thước khác nhau. Để làm điều này, chọn tất cả các ô từ B1 đến cột cuối cùng mà bạn muốn tạo thành trang chủ worksheet (ví dụ: U1), và nhấp vào “Merge And Center” (Gộp và Căn giữa) trong tab Home trên thanh Ribbon. Thao tác này sẽ biến nhiều ô thành một ô lớn duy nhất, hoàn hảo cho tiêu đề.
Hàng tiêu đề trong một bảng tính Excel được chọn, và tùy chọn 'Merge And Center' trên tab Home được tô sáng để gộp các ô.
Bây giờ, trong ô B2, thêm một dòng giới thiệu ngắn gọn giải thích nội dung của workbook, và gộp cũng như căn giữa các ô tương tự như bạn đã làm ở hàng 1. Dòng giới thiệu này nên súc tích nhưng đầy đủ, giúp người dùng hiểu nhanh mục đích của workbook Excel.
Thêm Siêu Liên Kết Giúp Điều Hướng Nhanh Chóng
Mặc dù cộng tác viên có thể nhấp vào các tab worksheet ở cuối cửa sổ Excel để chuyển đổi giữa các trang tính khác nhau, nhưng việc thêm một dải liên kết (banner) bên dưới tiêu đề và dòng giới thiệu sẽ làm cho trang chủ worksheet trở nên thân thiện và dễ sử dụng hơn rất nhiều.
Bạn cần đảm bảo rằng các worksheet khác trong workbook của mình đã được tạo và đổi tên trước khi bạn có thể liên kết đến chúng. Để thêm một worksheet, nhấp vào dấu “+” bên cạnh các tab worksheet ở cuối cửa sổ Excel, và nhấp đúp vào một tab để đổi tên nó thành tên gọi cụ thể như “Doanh thu”, “Chi phí”, “Dự án”, v.v.
Trong ví dụ này, ngoài trang chủ worksheet, workbook của tôi có năm worksheet khác, vì vậy tôi sẽ tạo năm liên kết dạng tab. Giả sử có 20 cột từ cột B đến cột U, mỗi liên kết của tôi cần rộng bốn ô.
Vì vậy, tôi sẽ tô màu các ô B4 đến E4 màu vàng, F4 đến I4 màu cam nhạt, J4 đến M4 màu xanh lá nhạt, N4 đến Q4 màu tím nhạt, và R4 đến U4 màu đỏ bằng cách chọn các ô, và nhấp vào tùy chọn thả xuống “Fill Color” (Màu tô) trong tab Home. Đồng thời, tôi sẽ gộp và căn giữa mỗi bộ bốn ô để biến chúng thành các ô lớn hơn, giống như các nút điều hướng.
Bây giờ, hãy điền tên của các tab worksheet khác vào từng tab màu sắc trong thanh menu này. Bạn có thể cần thay đổi màu chữ để có thể nhìn thấy nội dung đã nhập, nhưng đừng lo lắng về việc áp dụng định dạng cuối cùng cho văn bản ngay bây giờ—chúng ta sẽ làm điều này trong giây lát.
Một trang chủ worksheet trong Microsoft Excel với một banner chứa tên của các worksheet khác trong workbook.
Bước tiếp theo là liên kết từng tab màu này với các worksheet riêng lẻ. Để làm điều này, nhấp chuột phải vào tab đầu tiên, và chọn “Link” (Liên kết). Hoặc, chọn ô và nhấn Ctrl+K.
Hộp thoại Insert Hyperlink trong Excel, với tab 'Place In This Document' đang mở và worksheet 'Expenses' được chọn để tạo liên kết nội bộ.
Trong hộp thoại Insert Hyperlink, nhấp vào “Place In This Document” (Vị trí trong tài liệu này), chọn worksheet liên quan, và nhấp “OK”.
Lặp lại quy trình này cho tất cả các liên kết trong banner trang chủ cho đến khi tất cả văn bản chuyển sang màu xanh và có gạch chân, biểu thị chúng đã là siêu liên kết.
Định dạng liên kết mặc định (màu xanh và gạch chân) có thể khiến văn bản khó đọc và thiếu thẩm mỹ. Vì vậy, hãy chọn tất cả các ô trong banner, tăng kích thước font chữ của chúng, và đảm bảo màu chữ không bị chói với màu nền. Bạn cũng nên cân nhắc loại bỏ định dạng gạch chân để mọi thứ trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
Một banner trong bảng tính Excel với các ô đã được định dạng và chứa các liên kết đến các worksheet khác.
Cuối cùng, hãy nhấp vào từng liên kết để đảm bảo chúng đưa bạn đến đúng worksheet. Đây là bước kiểm tra quan trọng để đảm bảo tính năng điều hướng hoạt động trơn tru.
Tự Động Hiển Thị Các Mốc Thời Gian Quan Trọng
Mục tiêu chính khi thiết kế một trang chủ worksheet là ưu tiên thông tin quan trọng và cấu trúc trang cho phù hợp. Đó là lý do tại sao, trong môi trường công sở, điều tiếp theo cần thêm là một thông điệp quan trọng mà mọi người sẽ thấy. Trong ví dụ của tôi, tôi sẽ hiển thị chi tiết về thời hạn (deadline) tiếp theo.
Như bạn có thể thấy, tôi đã thêm một tiêu đề phụ (sub-heading), tăng kích thước font chữ, gộp và căn giữa hàng để nó bao phủ toàn bộ chiều rộng của trang chủ worksheet, và thêm một đường viền trắng ở phía dưới ô đã gộp.
Bây giờ, trước khi thêm chi tiết, tôi sẽ chèn một biểu tượng phù hợp thông qua tab Insert trên thanh Ribbon. Điều này giúp chia nhỏ trang chủ worksheet, hoạt động hiệu quả cho những người thích nội dung trực quan, và giúp tôi giảm tỷ lệ văn bản trên trang tính.
Nếu bạn muốn làm tương tự, trước tiên, trong tab Insert trên thanh Ribbon, nhấp vào “Icons” (Biểu tượng). Sau đó, trong trường tìm kiếm của hộp thoại Stock Images, nhập một từ khóa liên quan đến biểu tượng bạn muốn thêm, và khi bạn đã tìm thấy và chọn một biểu tượng lý tưởng, nhấp “Insert”.
Một biểu tượng lịch được chọn trong hộp thoại Stock Images của Microsoft Word để minh họa thời hạn.
Bây giờ, định vị lại và thay đổi kích thước biểu tượng, và thay đổi màu sắc của nó trong tab Graphics Format trên thanh Ribbon. Sau đó, bắt đầu thêm văn bản liên quan vào nơi bạn sẽ hiển thị chi tiết thời hạn.
Mặc dù bạn có thể thêm thông tin này theo cách thủ công, nhưng việc làm cho nó tự động cập nhật sẽ hiệu quả hơn nhiều. Đầu tiên, trên một worksheet riêng biệt, liệt kê tất cả các ngày thời hạn theo thứ tự thời gian trong cột A, và ghi rõ chi tiết của từng thời hạn trong các ô tương ứng trong cột B.
Danh sách các ngày hạn chót và nhiệm vụ tương ứng được tổ chức rõ ràng trong Excel.
Sau đó, trên trang chủ worksheet, chọn ô mà bạn muốn chèn ngày thời hạn tiếp theo, và đảm bảo nó được định dạng là ngày ngắn (short date) trong nhóm Number của tab Home trên thanh Ribbon.
Một ô trong Excel được gán định dạng ngày ngắn để hiển thị ngày tháng.
Bây giờ, nhập công thức sau:
=MIN(FILTER(Deadlines!A:A,Deadlines!A:A>TODAY()))trong đó Deadlines! là tham chiếu đến trang tính nơi các thời hạn được liệt kê, và A:A tham chiếu cột chứa các ngày.
Khi bạn nhấn Enter, thời hạn tiếp theo trong danh sách này sẽ được chèn vào trang chủ worksheet của bạn. Trong ví dụ của tôi, tôi đã gộp và căn giữa các ô G8 đến J8 để ngày tháng vừa vặn vào ô được phân bổ.
Bây giờ, sử dụng một công thức XLOOKUP đơn giản trong ô mà bạn muốn hiển thị chi tiết nhiệm vụ:
=XLOOKUP(G8,Deadlines!A:A,Deadlines!B:B)trong đó G8 là ô chứa ngày, Deadlines!A:A tìm ngày đó trong cột A của bảng tính Deadlines, và Deadlines!B:B trả về chi tiết tương ứng.
Chi tiết của một nhiệm vụ cho thời hạn sắp tới được tự động hiển thị thông qua công thức XLOOKUP trong Excel.
Điều ấn tượng là, một khi một thời hạn đã trôi qua, Excel sẽ tự động tìm kiếm ngày thời hạn tiếp theo và cập nhật thông tin tương ứng. Tính năng này giúp trang chủ của bạn luôn hiển thị thông tin cập nhật và chính xác mà không cần can thiệp thủ công.
Hướng Dẫn Người Dùng Cách Vận Hành Workbook Hiệu Quả
Sau khi bạn đã xử lý xong các phần quan trọng, đã đến lúc giúp mọi người hiểu cách điều hướng và đọc tệp. Rốt cuộc, việc có một workbook siêu phức tạp sẽ vô nghĩa nếu mọi người không thể sử dụng nó một cách đúng đắn!
Phần này của trang chủ worksheet của bạn về cơ bản là một “chìa khóa” để hiểu rõ các chi tiết nội tại của workbook. Nó giải thích những gì mọi người có thể gặp phải khi họ chuyển đổi giữa các worksheet và những gì họ nên làm trong những tình huống đó.
Trong ví dụ này, ngoài việc nhấn mạnh rằng cộng tác viên có thể sử dụng banner ở đầu trang để điều hướng workbook, tôi đã làm rõ rằng các ô màu xanh nhạt có thể được nhập dữ liệu, đồng nghiệp của tôi có thể di chuột qua bất kỳ ô nào có dấu đỏ để xem thêm thông tin, và họ cũng có thể nhấp vào nút Home bất cứ lúc nào để quay lại trang chào mừng.
Một trang chủ worksheet trong Excel với phần hướng dẫn người dùng cách sử dụng workbook một cách rõ ràng và trực quan.
Hãy chú ý cách tôi đã thêm các biểu tượng (thông qua tab Insert trên thanh Ribbon) vào một số hướng dẫn để tăng tính trực quan cho trang chủ worksheet, cũng như các ví dụ để làm mọi thứ rõ ràng hơn. Mặc dù vậy, bất kể bạn thiết kế phần này như thế nào, điều quan trọng là không có quá nhiều hướng dẫn—giữ phần hướng dẫn ngắn gọn và súc tích là cách tốt nhất để tăng khả năng mọi người đọc nó.
Cung Cấp Kênh Hỗ Trợ Trực Tiếp Cho Cộng Tác Viên
Mặc dù bạn đã thêm một phần hướng dẫn mọi người cách sử dụng workbook của mình, nhưng chắc chắn sẽ có những câu hỏi chưa được giải đáp. Đó là lý do tại sao bạn nên bao gồm một phần trong trang chủ worksheet của mình để hướng dẫn mọi người đến nơi có thể nhận được hỗ trợ.
Ở đây, các biểu tượng (được thêm thông qua tab Insert trên thanh Ribbon) và văn bản được siêu liên kết đến các địa điểm khác nhau:
- Xem FAQs: Văn bản này và biểu tượng dấu hỏi được liên kết đến một worksheet khác trong workbook nơi hiển thị các câu hỏi thường gặp và câu trả lời của chúng.
- Truy cập intranet: Văn bản này và biểu tượng web được liên kết đến URL của một trang mạng nội bộ (intranet) có chứa thông tin cần thiết.
- Gửi email cho Tom: Những người nhấp vào văn bản này hoặc biểu tượng tương ứng sẽ được đưa đến chương trình email mặc định của họ, và một email trống gửi cho Tom sẽ được tạo với chủ đề Help with Accounting workbook.
Phần 'Get Help' (Nhận Hỗ Trợ) của một trang chủ worksheet trong Excel, cung cấp các tùy chọn liên hệ.
Bạn có thể thêm các loại liên kết khác nhau này bằng cách chọn ô hoặc biểu tượng, nhấn Ctrl+K (hoặc nhấp chuột phải và chọn “Link”), và chọn một trong ba tùy chọn trong ngăn bên trái của hộp thoại Insert Hyperlink.
Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần định dạng lại bất kỳ văn bản nào mà bạn thêm siêu liên kết, vì Excel sẽ tự động chuyển các siêu liên kết sang màu xanh.
Hiển Thị Tổng Quan Dữ Liệu Với Ảnh Chụp Nhanh (Data Snapshot)
Phần cuối cùng của trang chủ worksheet Excel nên chứa một ảnh chụp nhanh các số liệu quan trọng, giúp mọi người luôn cập nhật các chỉ số chính của tổ chức mỗi khi họ mở workbook.
Một cách để làm điều này là tạo các biểu đồ mới cho dữ liệu hiện có trong workbook của bạn bằng cách chọn dữ liệu, và chọn một loại biểu đồ trong tab Insert trên thanh Ribbon.
Sau đó, bạn có thể cắt và dán biểu đồ lên trang chủ worksheet của mình.
Nếu bạn đã tạo biểu đồ trong các worksheet khác và muốn sao chép chúng lên trang chủ worksheet của mình, bạn có thể sử dụng công cụ Camera (Camera tool). Tính năng hữu ích này cho phép bạn chụp ảnh biểu đồ của mình và dán nó dưới dạng hình ảnh. Tuy nhiên, không giống như hình ảnh thông thường, những hình ảnh bạn tạo bằng công cụ Camera là động, nghĩa là chúng sẽ tự động cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu gốc.
Đầu tiên, vì công cụ Camera không hiển thị mặc định, bạn cần thêm nó vào Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar – QAT). Để làm điều này, nhấp vào mũi tên thả xuống QAT, và chọn “More Commands” (Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh).
Excel: Menu thả xuống của thanh công cụ truy cập nhanh với tùy chọn 'More Commands' được chọn.
Nếu bạn không thể nhìn thấy QAT, nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào trên thanh Ribbon, và chọn “Show Quick Access Toolbar” (Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh).
Tiếp theo, chọn “All Commands” (Tất cả các lệnh) trong menu Choose Command From (Chọn lệnh từ), cuộn xuống và chọn “Camera”. Sau đó, nhấp “Add” (Thêm) để thêm nó vào QAT của bạn, và cuối cùng, nhấp “OK”.
Hộp thoại Excel Options, với đường dẫn cần thiết để thêm công cụ Camera vào Thanh công cụ truy cập nhanh.
Bây giờ, bạn có thể thấy biểu tượng Camera đã được thêm vào QAT của mình.
Để chụp một biểu đồ với công cụ này, chọn tất cả các ô phía sau và xung quanh biểu đồ, và nhấp vào biểu tượng “Camera” trong QAT của bạn.
Các ô xung quanh một biểu đồ trong Excel được chọn, và công cụ Camera trong QAT được chọn để chụp ảnh dữ liệu.
Sau đó, quay lại trang chủ worksheet của bạn, và nhấp vào bất kỳ đâu để dán dữ liệu đã sao chép. Vì Excel coi đây là một hình ảnh, bạn có thể sử dụng các tay cầm để thay đổi kích thước đồ họa, cũng như tab Picture Format trên thanh Ribbon để trình bày ảnh chụp nhanh chính xác theo ý muốn, bao gồm cả việc cắt bỏ các cạnh.
Một biểu đồ được sao chép từ một worksheet sang một worksheet khác bằng công cụ Camera trong Excel, hiển thị tính năng dán ảnh động.
Bây giờ, hãy lặp lại quy trình này cho bất kỳ đồ họa hoặc biểu đồ nào khác mà bạn muốn đưa vào dưới dạng ảnh chụp nhanh dữ liệu trên trang chủ worksheet của mình.
Một phần của trang chủ worksheet trong Microsoft Excel hiển thị ảnh chụp nhanh dữ liệu quan trọng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi các chỉ số chính.
Tối Ưu Giao Diện: Ẩn Tiêu Đề Cột Và Hàng
Giờ đây, bạn đã thêm tất cả nội dung cần thiết vào trang chủ worksheet của mình, bạn có thể thực hiện một tinh chỉnh cuối cùng để cải thiện giao diện của nó.
Không cần thiết phải hiển thị các tiêu đề cột và hàng (A, B, C, v.v. ở đầu bảng tính, và 1, 2, 3, v.v. ở bên trái) trong worksheet này. Trên thực tế, chúng chiếm không gian quý giá và có thể gây nhầm lẫn.
Vì vậy, để ẩn chúng, trong tab View trên thanh Ribbon, bỏ chọn “Headings” (Tiêu đề).
Cài đặt mới này chỉ áp dụng cho worksheet hiện hoạt và vẫn giữ nguyên khi bạn chia sẻ workbook với người khác.
Thực tế, trang chủ worksheet của bạn có thể chứa bất cứ điều gì bạn nghĩ sẽ giúp ích cho những người mà bạn chia sẻ workbook. Miễn là bạn chỉ cung cấp những thông tin cần thiết, bao gồm các đồ họa tinh tế để hướng mắt người đọc đến những phần quan trọng, và tạo ấn tượng rằng workbook dễ sử dụng, trang chủ worksheet của bạn sẽ phục vụ đúng mục đích của nó.
Hãy bắt tay vào kiến tạo một trang chủ chuyên nghiệp cho workbook Excel của bạn ngay hôm nay, và chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
