Việc tham gia một cuộc họp trực tuyến mà không có sự chuẩn bị cơ bản có thể gây ra những trục trặc không đáng có cho cả bạn và những người tham gia khác. Từ việc không nghe rõ âm thanh, hình ảnh bị gián đoạn cho đến việc lỡ mất thông tin quan trọng, những sự cố này không chỉ làm giảm hiệu quả cuộc họp mà còn có thể tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và tránh mọi căng thẳng vào phút chót, một quy trình chuẩn bị họp trực tuyến nhanh chóng trước mỗi cuộc gọi là vô cùng cần thiết. Nó giúp bạn phát hiện và khắc phục kịp thời mọi vấn đề kỹ thuật hoặc cá nhân trước khi cuộc họp chính thức bắt đầu.
1. Kiểm Tra Micro và Camera Kỹ Lưỡng
Webcam gắn trên màn hình máy tính để bàn để kiểm tra chất lượng hình ảnh và âm thanh trước cuộc họp trực tuyến.
Không có gì khó chịu hoặc thiếu chuyên nghiệp hơn việc tham gia một cuộc họp và nhận ra rằng không ai có thể nghe thấy bạn hoặc nhìn thấy video của bạn. Nếu chỉ đơn giản là mic bị tắt tiếng hoặc camera bị tắt trong ứng dụng, đó là một lỗi dễ dàng khắc phục. Nhưng nếu đó là sự cố phần cứng hoặc trục trặc phần mềm sâu hơn, mọi thứ có thể trở nên phức tạp nhanh chóng. Tương tự, chất lượng âm thanh hoặc video kém cũng có thể gây ra nhiều lúng túng.
Để tránh mọi vấn đề trong cuộc họp, bạn nên luôn kiểm tra camera và micro trước đó. Một cách đơn giản là mở ứng dụng camera trên máy tính, quay một đoạn video ngắn có âm thanh và phát lại để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi. Ngoài ra, hãy kiểm tra trực tiếp mic và camera trong chính ứng dụng họp mà bạn sẽ sử dụng (ví dụ: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams). Đây là một bước đơn giản nhưng có thể giúp bạn tránh khỏi những áp lực không cần thiết vào phút chót. Đặc biệt, nếu bạn lần đầu sử dụng một ứng dụng hoặc trang web hội nghị video mới, hãy đảm bảo cấp quyền truy cập micro và camera cho ứng dụng hoặc trình duyệt đó trong cài đặt hệ thống.
2. Xác Nhận Đăng Nhập Đúng Tài Khoản
Cho dù bạn là người lên lịch cuộc họp hay được mời tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập bằng cùng một tài khoản mà bạn đã sử dụng để tạo hoặc nhận lời mời. Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa nhiều tài khoản, như trên Zoom hoặc Microsoft Teams, việc đăng nhập sai tài khoản có thể ngăn bạn mở liên kết hoặc tham gia cuộc gọi.
Khi sử dụng trình duyệt, trình duyệt có thể tự động đăng nhập bạn vào tài khoản mặc định. Nếu đó không phải là tài khoản chính xác cho cuộc họp, bạn có thể không có quyền truy cập để tham dự. Tình huống này đã xảy ra khá nhiều lần với tôi khi sử dụng Google Meet. Để tránh bị chậm trễ, hãy nhanh chóng kiểm tra xem bạn có đang sử dụng đúng tài khoản trên trang ứng dụng hay không và chuyển đổi nếu cần thiết.
3. Đảm Bảo Kết Nối Internet Ổn Định
Ngay cả khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ, một kết nối internet chậm vẫn có thể phá hỏng cuộc họp của bạn. Video bị giật, âm thanh chập chờn hoặc ngắt kết nối đột ngột có thể để lại ấn tượng xấu. Để tránh sự cố đáng tiếc đó, tôi luôn kiểm tra tốc độ internet trước mỗi cuộc họp. Nếu cảm thấy mạng chậm, tôi sẽ thực hiện một vài bước để đảm bảo cuộc gọi diễn ra suôn sẻ.
Đầu tiên, tôi ngắt kết nối các thiết bị khác khỏi mạng để đảm bảo thiết bị tôi sử dụng có băng thông lớn nhất. Tôi cũng đóng các ứng dụng hoặc quá trình tải xuống không cần thiết đang chạy ngầm. Di chuyển lại gần bộ định tuyến (router) hoặc sử dụng kết nối Ethernet có dây cũng giúp cải thiện đáng kể. Và để đề phòng, tôi luôn có một phương án dự phòng – như chia sẻ kết nối di động (mobile hotspot) – để không bị động nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra với mạng chính.
Bộ định tuyến Wi-Fi đặt trên bàn, tượng trưng cho kết nối internet ổn định cần thiết cho các buổi họp trực tuyến.
4. Tắt Tất Cả Thông Báo (Notifications)
Hãy tưởng tượng bạn đang chia sẻ màn hình trong cuộc họp, và đột nhiên một thông báo tin nhắn cá nhân hiện lên cho tất cả mọi người cùng thấy – khá ngượng nghịu phải không? Ngay cả khi thông báo không mang tính riêng tư, các cảnh báo ứng dụng hoặc lời nhắc vẫn có thể làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên quản lý chúng trước khi cuộc họp bắt đầu. Điều tôi thường làm là tắt tất cả các thông báo.
Nếu bạn đang sử dụng Windows, bạn có thể vô hiệu hóa thông báo bằng cách mở ứng dụng Cài đặt (Settings), vào Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications) và tắt công tắc “Thông báo” (Notifications) chung.
Đối với macOS, để quản lý thông báo của bạn, hãy nhấp vào menu “Apple” ở góc trên cùng bên trái và mở “Cài đặt Hệ thống” (System Settings). Sau đó, điều hướng đến tab “Thông báo” (Notifications) để điều chỉnh các cài đặt.
Giao diện cài đặt thông báo trên macOS, minh họa cách người dùng có thể tùy chỉnh để tắt thông báo trong các cuộc họp trực tuyến.
5. Kiểm Tra Kỹ Giờ Họp và Tham Gia Sớm
Trong giai đoạn đầu sự nghiệp làm việc tự do của tôi, tôi đã bỏ lỡ một vài cơ hội chỉ vì không nắm rõ sự khác biệt về múi giờ. Ngay cả khi không cố ý, việc xuất hiện muộn có thể khiến bạn bị coi là không đáng tin cậy hoặc thiếu chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao tôi luôn kiểm tra kỹ thời gian cuộc họp và tham gia đúng giờ, đặc biệt khi họp với ai đó ở múi giờ khác.
Tôi thường yêu cầu người đối diện cung cấp thời gian cuộc họp theo giờ UTC và sau đó chuyển đổi sang giờ địa phương của mình. Tôi cũng đặt lời nhắc cho bản thân để tránh quên. Nếu cuộc họp chưa có trong lịch, việc thêm nó vào ứng dụng lịch của bạn cũng rất hữu ích. Tôi khuyến nghị bạn nên tham gia sớm vài phút để ổn định và khắc phục bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào vào phút chót. Những phút bổ sung đó có thể tạo ra sự khác biệt lớn!
6. Xem Trước Hình Ảnh Của Bạn Trên Camera
Cách chúng ta thể hiện bản thân trên camera ảnh hưởng lớn đến ấn tượng chúng ta tạo ra với nhà tuyển dụng tiềm năng, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Đó là lý do tại sao, trước mỗi cuộc gọi video, tôi đều kiểm tra một vài điều: Tôi đảm bảo ánh sáng không quá gắt, camera ở góc quay phù hợp, tôi được đặt ở trung tâm khung hình và ống kính webcam sạch sẽ.
Hình ảnh từ camera Acer Chromebook Plus Spin 514, minh họa chất lượng hình ảnh và cách bố cục khung hình khi tham gia cuộc họp trực tuyến.
Nếu phông nền phía sau quá lộn xộn, tôi sẽ sử dụng tính năng làm mờ phông nền (blur background) hoặc các bộ lọc phông nền ảo có sẵn trong hầu hết các ứng dụng họp. Dù là điều chỉnh ghế ngồi hay chỉnh lại tóc, việc kiểm tra nhanh trước cuộc gọi giúp tôi tránh những bất ngờ. Hầu hết các ứng dụng video đều cho phép bạn xem trước camera của mình trước khi tham gia – hãy luôn dành một chút thời gian để kiểm tra xem bạn trông như thế nào.
Đây là những bước tôi thực hiện trước khi tham gia bất kỳ cuộc họp nào để tạo ấn tượng tốt và tiết kiệm thời gian cho người khác. Bạn cũng nên áp dụng chúng để không có gì khiến bạn bị bất ngờ trong các cuộc họp trực tuyến quan trọng. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc chuẩn bị cho các cuộc họp trực tuyến trong phần bình luận bên dưới và cùng nhau nâng cao hiệu quả làm việc!
