Bạn có đang cảm thấy thất vọng với những ứng dụng năng suất miễn phí chỉ cung cấp các tính năng cơ bản? Hay bực bội vì phải trả phí hàng tháng cho những ứng dụng mà thực tế không giúp bạn làm việc hiệu quả hơn chút nào? Vậy thì, hãy cùng khám phá Super Productivity – một ứng dụng miễn phí tự hào với các tính năng mạnh mẽ, có thể khiến nhiều lựa chọn trả phí phải “xấu hổ”!
Super Productivity là một ứng dụng quản lý công việc và tăng năng suất hoàn toàn miễn phí, cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để không chỉ ghi lại và sắp xếp các tác vụ mà còn hỗ trợ bạn hoàn thành chúng một cách xuất sắc. Với mục tiêu giúp người dùng Việt Nam tối ưu hóa hiệu quả làm việc, bài viết này sẽ đi sâu vào những tính năng tuyệt vời mà Super Productivity mang lại, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tận dụng tối đa sức mạnh của nó.
Vì Sao Super Productivity Là Lựa Chọn Hàng Đầu Của Tôi?
Super Productivity nổi bật không chỉ vì tính miễn phí mà còn ở sự toàn diện và độ sâu trong từng tính năng, được thiết kế để phục vụ mọi nhu cầu từ quản lý tác vụ cá nhân đến dự án phức tạp. Dưới đây là cái nhìn chi tiết về những ưu điểm khiến tôi tin tưởng và sử dụng ứng dụng này hàng ngày.
Hệ Thống Ghi Lại Tác Vụ Mạnh Mẽ và Linh Hoạt
Super Productivity giúp việc ghi lại tác vụ trở nên dễ dàng từ mọi nơi, nhờ các phím tắt toàn cục. Ngay cả khi ứng dụng không được mở, tôi chỉ cần nhấn Ctrl+Shift+A (bạn có thể tùy chỉnh tổ hợp phím này trong phần Cài đặt) và cửa sổ ghi lại tác vụ sẽ bật lên. Tôi có thể gõ tên tác vụ, nhấn Enter và nó sẽ được lưu lại ngay lập tức.
Giao diện ghi lại tác vụ mới nhanh chóng trong ứng dụng Super Productivity
Mặc định, tất cả các tác vụ mới sẽ được lưu vào bảng Inbox. Từ đây, bạn có thể nhấp chuột phải vào tác vụ để sắp xếp nó bằng cách gán vào một Dự án (Project) hoặc Thẻ (Tag) mà bạn đã tạo. Ngoài ra, các tác vụ có thể được tổ chức ngay tại thời điểm ghi lại bằng cách thêm vào tên tác vụ với định dạng +Tên_Dự_Án, #Tên_Thẻ, hoặc @ngày_đến_hạn.
Mỗi tác vụ có thể có các tác vụ con (sub-tasks), nhưng chỉ sâu một cấp. Điều này, theo tôi, không phải là một hạn chế mà ngược lại, giúp giữ mọi thứ gọn gàng – không có cơ hội tạo ra một cây tác vụ con vô tận khiến bạn quên mất mình đang làm gì. Ngoài ra, để giữ mọi thứ được tổ chức tốt, bạn cũng có thể đính kèm tệp vào một tác vụ bằng cách sử dụng menu ngữ cảnh chuột phải. Bằng cách này, mọi thứ bạn cần để hoàn thành tác vụ có thể được đính kèm trực tiếp vào đó.
Đa Dạng Cách Hiển Thị và Trực Quan Hóa Công Việc
Super Productivity cung cấp năm cách chính để bạn trực quan hóa các tác vụ của mình: Inbox, Today, Schedule, Planner và Boards. Inbox thu thập tất cả các tác vụ mới, chưa được gán – rất tiện lợi để nắm bắt mọi thứ bạn chưa sắp xếp. Chế độ Today hiển thị mọi tác vụ đến hạn trong ngày dưới dạng danh sách đơn giản.
Chế độ Schedule là một lịch đầy đủ với các khối giờ. Bạn có thể kéo và thả các tác vụ vào các khung thời gian cụ thể, giúp dễ dàng lên kế hoạch cho ngày của mình. Chế độ Planner là một phiên bản đơn giản hơn của Schedule – chỉ hiển thị các tác vụ quá hạn và các ngày sắp tới, mà không có các phân chia theo giờ phức tạp.
Dưới mục Boards, bạn có hai tùy chọn: bảng Kanban cổ điển với ba cột (To-Do, In Progress, Done) và Ma trận Eisenhower để ra quyết định. Cá nhân tôi thấy Ma trận Eisenhower đặc biệt hữu ích để nhanh chóng quyết định những tác vụ nào cần ưu tiên sau khi đã ghi lại một loạt tác vụ mới trong ngày.
Bạn cũng có thể tạo các bảng tùy chỉnh của riêng mình với số lượng cột mong muốn, mặc dù các bảng mặc định đã đủ dùng đối với tôi.
Các Tính Năng Tăng Năng Suất Vượt Trội
Thiết lập ước tính thời gian hoàn thành cho một tác vụ trong Super Productivity
Một trong những tính năng hữu ích nhất mà ứng dụng cung cấp là khả năng thiết lập thời gian ước tính cho mỗi tác vụ. Tính năng này kết hợp hoàn hảo với chức năng theo dõi thời gian bạn có cho mỗi tác vụ. Khi một tác vụ hoàn thành, bạn sẽ thấy ước tính của mình so với thực tế như thế nào.
Khi nói đến việc theo dõi thời gian dành cho một tác vụ, bạn có thể bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian thủ công hoặc sử dụng bộ hẹn giờ Pomodoro. Thực tế, Super Productivity có lẽ cung cấp một trong những chức năng bộ hẹn giờ Pomodoro toàn diện nhất mà bạn có thể tìm thấy trong số các ứng dụng miễn phí.
Bạn có thể tự đặt độ dài phiên làm việc, thời gian nghỉ ngắn và nghỉ dài. Bạn thậm chí có thể chọn sau bao nhiêu phiên làm việc thì thời gian nghỉ dài sẽ bắt đầu – vì vậy bạn không bị ràng buộc vào tiêu chuẩn bốn phiên nếu điều đó không phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Cài đặt tùy chỉnh bộ hẹn giờ Pomodoro trong Super Productivity, bao gồm thời gian làm việc và nghỉ
Ngoài ra còn có một tính năng gọi là Domina Mode. Khi được bật, bạn có thể chỉ định một đoạn văn bản, và một bot chuyển văn bản thành giọng nói sẽ lặp lại đoạn văn bản đó theo một khoảng thời gian định trước. Điều này đã giúp tôi rất nhiều trong việc tránh xao nhãng và giữ sự tập trung vào tác vụ đang làm. Nó làm tôi nhớ đến thời đi học, khi bố tôi thường xuyên nhắc nhở tôi hoàn thành bài tập về nhà nếu tôi bị xao nhãng xem phim hoạt hình.
Giao diện cài đặt chế độ Domina Mode của Super Productivity, giúp nhắc nhở tập trung
Tôi cũng nên đề cập rằng có một tính năng năng suất khác gọi là Focus Mode, nhưng tôi chưa bao giờ thực sự hiểu được công dụng của nó – vì vậy tôi chưa bao giờ sử dụng! Khi bạn bật nó, toàn bộ ứng dụng sẽ biến thành một bộ đếm ngược toàn màn hình sạch sẽ hoặc một đồng hồ bấm giờ được gọi là Flowtime. Nó không đóng băng hay chặn các ứng dụng gây xao nhãng mà chỉ làm cho ứng dụng ít lộn xộn hơn và tập trung vào việc hiển thị chỉ tác vụ hiện tại. Tôi nghĩ nó có thể hữu ích nếu bạn đang đọc sách hoặc làm một dự án thực hành, nơi bạn giữ ứng dụng mở ở chế độ toàn màn hình như một loại nhắc nhở tác vụ.
Một phần hữu ích của Focus Mode là Procrastination Helper (Trợ giúp Trì hoãn), mà bạn có thể kích hoạt bằng cách nhấn vào biểu tượng tia chớp. Nếu bạn thấy mình đang trì hoãn, bạn có thể mở nó và tìm thấy một số lời khuyên hữu ích cùng các bài tập nhanh để giúp bạn vượt qua cảm giác đó và quay lại công việc.
Nhắc Nhở Nghỉ Ngơi và Chăm Sóc Sức Khỏe
Ngoài các lần nghỉ giải lao Pomodoro tích hợp, Super Productivity còn có một tính năng nhắc nhở nghỉ giải lao bổ sung thực sự hữu ích – đặc biệt nếu bạn có xu hướng bỏ qua giờ nghỉ khi đang “vào guồng”. Nếu bạn tiếp tục bỏ qua các phiên nghỉ, ứng dụng sẽ kiên quyết nhắc nhở bạn tạm dừng, điều này có thể giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức về lâu dài.
Bạn có thể cài đặt nhắc nhở nghỉ giải lao để kích hoạt sau một khoảng thời gian làm việc nhất định – ví dụ, cứ sau hai giờ. Nếu bạn đã làm việc không ngừng nghỉ trong khoảng thời gian đó, ứng dụng sẽ hiện một banner thông báo nhắc bạn nghỉ giải lao. Lúc này, bạn có thể nghỉ ngơi, hoặc nếu đang giữa một tác vụ quan trọng, bạn có thể tạm hoãn nhắc nhở trong một khoảng thời gian định trước. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh thông báo để tự nhắc nhở cá nhân: “Lần trước bạn làm việc lâu thế này, mắt bạn đã đau rồi đấy – hãy rời màn hình đi!” Cũng có một cài đặt tùy chọn để khóa hoàn toàn màn hình trong giờ nghỉ, nhưng tôi thường tắt nó.
Tính năng Idle Handling của Super Productivity giúp điều chỉnh thời gian làm việc khi người dùng vắng mặt
Cũng có chức năng xử lý thời gian không hoạt động (idle handling) mà nếu bạn rời khỏi bàn làm việc hoặc ngừng gõ phím trong một thời gian, Super Productivity sẽ hỏi bạn có thực sự đang nghỉ giải lao hay vẫn đang làm việc ngoại tuyến. Bạn có thể xác nhận theo cách nào, và nó sẽ điều chỉnh việc theo dõi thời gian của bạn cho phù hợp.
Cài đặt bộ đếm đơn giản và theo dõi thói quen sức khỏe trong ứng dụng Super Productivity
Một tính năng nhỏ nhưng hữu ích khác là các bộ đếm sức khỏe tích hợp – một đồng hồ bấm giờ, bộ đếm nhấp chuột và bộ đếm ngược lặp lại. Tôi sử dụng đồng hồ bấm giờ để theo dõi thời gian tôi đứng làm việc tại bàn, bộ đếm nhấp chuột để ghi lại số cốc cà phê tôi đã uống, và bộ đếm ngược lặp lại để ghi lại các phiên tập giãn cơ trong các lần nghỉ Pomodoro. Tất cả những bộ đếm và theo dõi nhỏ này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình các thói quen sức khỏe của mình trong khi làm việc.
Phân Tích Hiệu Suất Làm Việc Chi Tiết
Super Productivity cung cấp cho bạn phân tích chi tiết cho tất cả các bảng Dự án (Project), bảng Thẻ (Tag), chế độ Today và Inbox của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào menu ba chấm bên cạnh mỗi bảng, và bạn sẽ có ba cách để xem dữ liệu công việc của mình cho bảng cụ thể đó.
- Quick History (Lịch sử Nhanh) hiển thị cho bạn tóm tắt hàng tuần về những gì bạn đã làm, bao gồm số giờ làm việc, những ngày bạn làm việc, số lượng dự án bạn đã thực hiện và tất cả các bộ đếm tùy chỉnh của bạn (như số phút đứng, số cốc cà phê và số lần giãn cơ).
- Worklog (Nhật ký Công việc) cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện với tổng thời gian đã dành, phân tích theo năm, sau đó theo tháng, tuần và thậm chí xuống đến từng ngày hoặc tác vụ nếu bạn muốn tìm hiểu sâu.
- Metrics (Số liệu) cung cấp tất cả các số liệu thống kê trong nháy mắt – tổng thời gian và thời gian ước tính đã dành, số tác vụ đã tạo, số ngày làm việc, số tác vụ trung bình mỗi ngày, số lần nghỉ trung bình mỗi ngày, thời gian trung bình dành cho mỗi tác vụ hoặc mỗi lần nghỉ, và nhiều hơn nữa. Nó cũng bao gồm các tác vụ con trong các phân tích.
Khả Năng Tích Hợp Mạnh Mẽ Với Các Nền Tảng Khác
Các tùy chọn tích hợp với bên thứ ba của Super Productivity, bao gồm Google Calendar và Jira
Super Productivity cung cấp các tích hợp mạnh mẽ với bên thứ ba. Bạn có thể kết nối trực tiếp với Google Calendar, Outlook 365, hoặc bất kỳ lịch nào khác hỗ trợ iCal. Nó cũng tích hợp với Jira, GitHub, GitLab, Redmine và nhiều nền tảng khác – cho phép bạn nhập các vấn đề (issues) dưới dạng tác vụ trực tiếp vào quy trình làm việc của mình.
Cá nhân tôi chủ yếu sử dụng tích hợp Google Calendar. Tôi chỉ cần nhấc điện thoại lên và tạo một sự kiện lịch mới – đôi khi thậm chí sử dụng lệnh thoại Gemini trên Android – và tác vụ đó sẽ xuất hiện ngay lập tức trong Super Productivity. Đây là một cách liền mạch để đưa các tác vụ mới vào hệ thống của tôi mà không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.
Hoàn Toàn Miễn Phí và Mã Nguồn Mở: Bảo Mật Tối Đa
Ngoài tất cả những tính năng tuyệt vời này, việc Super Productivity hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở càng củng cố vị thế của nó là ứng dụng quản lý tác vụ tốt nhất đối với tôi! Tất cả các tính năng và phân tích tôi đã trình bày chi tiết ở trên đều có sẵn mà không mất phí. Hơn nữa, vì nó là mã nguồn mở, một khi bạn cài đặt nó trên hệ thống của mình, bạn sở hữu dữ liệu của mình – không có gì được gửi đến máy chủ của bất kỳ ai khác. Các tác vụ và tất cả thông tin của bạn luôn riêng tư và hoàn toàn thuộc về bạn. Super Productivity không phải là một trong những ứng dụng “miễn phí” mà ở đó bạn là sản phẩm – nó là một ứng dụng thực sự miễn phí và mạnh mẽ, được thiết kế chu đáo để trao quyền cho bạn!
Hình ảnh minh họa laptop Windows 11 cùng các logo ứng dụng mã nguồn mở xung quanh, thể hiện tính chất FOSS
Cách Tôi Đồng Bộ Hóa Super Productivity Trên Mọi Thiết Bị
Super Productivity có ứng dụng chuyên dụng cho Windows, Linux, macOS và Android. Người dùng iPhone và iPad có thể sử dụng phiên bản web của ứng dụng, bao gồm gần như tất cả các tính năng mà bạn mong đợi từ phiên bản ứng dụng desktop. Tuy nhiên, vì Super Productivity là miễn phí và mã nguồn mở, mặc định tất cả dữ liệu của bạn được lưu trữ cục bộ mà không có thành phần đám mây nào. Mặc dù điều đó rất tuyệt cho bảo mật, việc đồng bộ hóa dữ liệu trên các thiết bị có thể trở thành một vấn đề và yêu cầu một số thiết lập bổ sung.
Mặc định, ứng dụng cho phép bạn đồng bộ hóa tác vụ của mình bằng Dropbox, WebDAV hoặc chỉ một tệp cục bộ. Nếu bạn sử dụng Dropbox, bạn có thể chỉ định Super Productivity trên máy tính để bàn của mình đồng bộ hóa với một thư mục Dropbox cụ thể, sau đó cấu hình ứng dụng trên điện thoại Android của bạn (hoặc thiết bị khác) cũng đồng bộ hóa với thư mục cụ thể đó. Bằng cách này, tất cả các tác vụ của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa giữa các thiết bị.
Tuy nhiên, cá nhân tôi xuất khẩu mọi thứ ra một tệp cục bộ và sau đó sử dụng Syncthing để đồng bộ hóa tệp xuất đó với các thiết bị khác của mình. Trong quá trình thử nghiệm, tôi đã nhận thấy thiết lập này đáng tin cậy hơn nhiều so với việc sử dụng Dropbox. Hơn nữa, vì Syncthing cũng là mã nguồn mở, bạn không cần lo lắng về việc các tác vụ của mình bị tải lên máy chủ của người khác, dễ bị vi phạm dữ liệu.
Nếu Super Productivity có một giải thưởng cho ứng dụng tốt nhất, nó chắc chắn sẽ giành chiến thắng – và tôi không được trả tiền để nói điều này! Thực tế, không ai phải trả bất cứ điều gì vì đây là một ứng dụng FOSS (Free and Open-Source Software) mà các nhà phát triển đã chu đáo tích hợp một loạt các công cụ thực sự hữu ích để giúp bạn trở thành phiên bản năng suất nhất của chính mình.
Kết Luận
Super Productivity không chỉ là một ứng dụng quản lý tác vụ; nó là một trợ thủ đắc lực giúp bạn định hình lại cách bạn làm việc, nâng cao hiệu quả và duy trì sự cân bằng giữa công việc và sức khỏe. Với hàng loạt tính năng mạnh mẽ từ ghi lại và sắp xếp tác vụ linh hoạt, các chế độ hiển thị trực quan, công cụ tăng năng suất như Pomodoro và Domina Mode, đến các nhắc nhở chăm sóc sức khỏe và khả năng phân tích công việc sâu sắc, Super Productivity đáp ứng mọi nhu cầu mà không yêu cầu bất kỳ chi phí nào.
Điểm cộng lớn nhất chính là tính chất mã nguồn mở, đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo mật và nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng, freelancer hay bất kỳ ai đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu hóa năng suất, Super Productivity là một lựa chọn không thể bỏ qua.
Hãy tự mình trải nghiệm Super Productivity ngay hôm nay và chia sẻ cảm nhận của bạn về ứng dụng tuyệt vời này nhé!
