Dù bạn đang muốn nâng cao hiệu suất làm việc với bảng tính, cải thiện khả năng phân tích dữ liệu hay tăng cường cơ hội nghề nghiệp, việc học hỏi những thủ thuật mới trong Microsoft Excel chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn đắc lực. Hãy cùng khám phá sáu mẹo Excel hàng đầu này để bổ sung vào bộ công cụ của bạn ngay hôm nay.
1. Tạo Biểu Đồ Cột Trực Tiếp Trong Ô Mà Không Cần Đồ Họa
Một trong những kỹ năng đầu tiên chúng ta được dạy trong các khóa học Excel là cách sử dụng dữ liệu để tạo biểu đồ. Mặc dù đây là một kỹ năng vô giá, đôi khi, việc trực quan hóa dữ liệu mà không cần đến những hiệu ứng phức tạp của các biểu đồ Excel truyền thống lại hữu ích hơn rất nhiều.
Các ô Excel hiển thị biểu đồ mini và logo Excel, minh họa trực quan hóa dữ liệu
Trong một số trường hợp, biểu đồ thanh có thể chiếm quá nhiều không gian và các thanh không thẳng hàng với các hàng trong bảng tính, gây khó khăn cho việc trình bày hoặc đọc hiểu dữ liệu nhanh chóng. Đó là lúc các tính năng như Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) và hàm REPT trở nên cực kỳ hữu ích. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu hai thủ thuật này một cách chi tiết.
Tạo Biểu Đồ Cột Bằng Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)
Để tạo biểu đồ cột ngay trong ô (in-cell bar charts) bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện, bạn hãy chọn các ô chứa giá trị số, sau đó trên tab Home của ribbon, nhấp vào Conditional Formatting.
Năm ô chứa số liệu trong Excel được chọn, minh họa cách chọn Conditional Formatting trên tab Home
Tiếp theo, di chuột qua Data Bars và chọn một kiểu điền (Fill Type) phù hợp với sở thích của bạn.
Lựa chọn Data Bars trong menu Conditional Formatting của Excel, hiển thị các tùy chọn điền màu
Bây giờ, các ô bạn đã chọn sẽ được điền một phần theo giá trị tương đối của chúng trong tập dữ liệu. Giá trị lớn nhất sẽ được biểu thị bằng một ô được điền đầy đủ, trong khi các giá trị bằng 0 sẽ hoàn toàn trống. Điều đặc biệt là, nếu các giá trị thay đổi, độ dài của các thanh dữ liệu cũng sẽ tự động điều chỉnh theo.
Nếu bạn muốn các thanh dữ liệu nằm bên cạnh các ô chứa giá trị gốc, bạn có thể làm như sau: Đầu tiên, chọn ô C2 (ví dụ), nhập công thức =B2 và nhấn Ctrl+Enter để giữ nguyên trong ô đó.
Một ô trong Excel chứa giá trị giống với ô liền kề thông qua công thức, minh họa sao chép dữ liệu
Sau đó, nhấp đúp vào fill handle (ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô) để sao chép công thức xuống toàn bộ cột.
Tiếp theo, chọn các giá trị đã được sao chép mà bạn vừa tạo và nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells. Trong tab Number, nhấp vào Custom, nhập ;;; (ba dấu chấm phẩy) vào trường văn bản Type và nhấp OK.
Năm ô chứa giá trị trong Excel được chọn, ba dấu chấm phẩy được nhập vào trường Type của định dạng số tùy chỉnh để ẩn giá trị
Mặc dù các ô trong cột C trông có vẻ trống rỗng, chúng vẫn chứa các giá trị mà bạn đã sao chép từ cột B – chúng chỉ bị ẩn đi mà thôi. Bây giờ, bạn có thể áp dụng các thanh dữ liệu của Định dạng có điều kiện cho các ô chứa giá trị ẩn này.
Biểu đồ thanh dữ liệu trong các ô chứa giá trị ẩn trong Excel, minh họa trực quan hóa dữ liệu mà không hiển thị số
Tạo Biểu Đồ Cột Bằng Hàm REPT
Một cách khác để tạo biểu đồ cột trong ô là sử dụng hàm REPT, hàm này lặp lại một ký tự được chỉ định một số lần nhất định.
Trong ô bên cạnh giá trị đầu tiên bạn muốn trực quan hóa, nhập công thức sau:
=REPT("|",x)và nhấn Ctrl+Enter.
Trong công thức này, | là ký tự thanh dọc (được đặt trong dấu ngoặc kép), thường được truy cập bằng cách nhấn Shift hoặc Fn cùng lúc với phím liên quan. x là tham chiếu đến một ô chứa giá trị số. Ví dụ, nếu công thức tham chiếu đến ô B2 và B2 có giá trị 14, nó sẽ trả về 14 ký tự thanh dọc. Nếu các giá trị bạn đang trực quan hóa là phần trăm, hãy thêm *100 vào công thức bên trong dấu ngoặc đơn cuối cùng (ví dụ: =REPT("|",B2*100)).
Nhấp đúp vào fill handle của ô đó để lặp lại công thức xuống toàn bộ cột.
Các ký tự thanh dọc được tạo bằng hàm REPT trong Excel, biểu thị giá trị trong các ô liền kề
Hiện tại, dữ liệu được trực quan hóa dưới dạng biểu đồ đánh dấu (tally graph), vì các font chữ mặc định trong Excel đặt một khoảng trống nhỏ giữa mỗi ký tự. Để khắc phục điều này, hãy chọn các ô liên quan, và trong tab Home trên ribbon, chọn một kiểu font chữ không phân tách các ký tự bằng khoảng trắng, chẳng hạn như “Stencil” hoặc “Playbill”.
Trong khi thanh dữ liệu của Conditional Formatting điều chỉnh theo chiều rộng cột, biểu đồ cột được tạo bằng hàm REPT sẽ tự động mở rộng hoặc thu nhỏ, không phụ thuộc vào chiều rộng của các ô mà chúng chiếm giữ. Bạn cũng có thể sử dụng các cài đặt trong nhóm Font của tab Home để thay đổi màu sắc và kích thước của các thanh được tạo thông qua hàm REPT.
2. Gỡ Lỗi Công Thức Hiệu Quả Với Precedents và Dependents
Số lượng email mà tôi nhận được từ đồng nghiệp và độc giả hỏi tại sao các công thức Excel của họ không hoạt động là không thể đếm xuể. Hầu hết thời gian, tôi đã giải quyết vấn đề chỉ trong vài giây bằng cách truy vết các Precedents và Dependents.
Trước khi đi vào ví dụ, hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của hai thuật ngữ này:
- Precedents (Ô tiền lệ): Đây là các ô đóng góp vào giá trị của một ô. Ví dụ, nếu công thức trong ô C1 là
=SUM(A1+B1), thì các ô tiền lệ cho ô C1 là A1 và B1. - Dependents (Ô phụ thuộc): Đây là các ô sử dụng giá trị của một ô khác. Sử dụng cùng ví dụ trên, ô C1 phụ thuộc vào các ô A1 và B1.
Hãy xem điều này trong một ví dụ rất đơn giản. Giả sử bạn đã tạo một công thức trong ô B1 mà đáng lẽ phải tính trung bình các giá trị từ ô A1 đến A10. Tuy nhiên, sau đó bạn nhận ra rằng kết quả không như mong đợi.
Để gỡ lỗi công thức này, bạn hãy chọn ô chứa công thức, và trong tab Formulas trên ribbon, nhấp vào Trace Precedents.
Một ô công thức trong Excel được chọn, và tùy chọn Trace Precedents trên tab Formulas được đánh dấu
Ngay lập tức, các mũi tên sẽ cho bạn biết rằng các ô tiền lệ là A1 và A2, tiết lộ rằng bạn đã vô tình quên không đưa ô A3 vào công thức. Tương tự, bạn có thể chọn từng ô trong cột A và nhấp vào Trace Dependents để xem ô nào sử dụng giá trị của nó trong một công thức.
Để xóa các mũi tên chỉ dẫn ô tiền lệ và phụ thuộc khỏi bảng tính của bạn, hãy nhấp vào Remove Arrows.
3. Tạo và Sử Dụng Danh Sách Tùy Chỉnh (Custom Lists)
Microsoft Excel có khả năng nhận diện rằng nếu bạn nhập “Mon” (Thứ Hai) vào ô A1, bạn có thể sẽ nhập “Tue” (Thứ Ba) vào ô A2, “Wed” (Thứ Tư) vào ô A3, và cứ thế tiếp tục. Kết quả là, bạn có thể nhấp và kéo fill handle để tự động hoàn thành danh sách này.
Excel tự động điền chuỗi ngày trong tuần khi kéo Fill Handle từ ô "Mon"
Tương tự áp dụng cho các tháng trong năm: nếu bạn nhập “Jan” (Tháng Một), Excel sẽ giả định rằng giá trị tiếp theo sẽ là “Feb” (Tháng Hai) khi bạn nhấp và kéo fill handle xuống. Fill handle hoạt động cả xuống cột và ngang hàng.
Bạn có thể tận dụng khả năng tự động hóa này bằng cách tạo các danh sách tùy chỉnh của riêng mình. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn làm việc cho Premier League ở Anh và bạn luôn phải nhập tên các đội bóng thủ công. Đừng bận tâm nữa, vì bạn có thể để Excel làm công việc nặng nhọc cho bạn.
Đầu tiên, nhập đầy đủ danh sách một lần vào một trang tính Excel, hoặc nhập nó từ một nguồn khác. Hãy đảm bảo danh sách được sắp xếp theo một thứ tự dễ nhớ, chẳng hạn như theo thứ tự chữ cái hoặc theo thứ tự thời gian. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nhớ mục đầu tiên trong danh sách ở các bước sau.
Danh sách các đội bóng Premier League Anh được liệt kê trong bảng tính Microsoft Excel
Tiếp theo, nhấp vào File, và trên màn hình chào mừng của Excel, nhấp vào Options.
Bây giờ, chọn Advanced trong menu bên trái, và cuộn xuống để tìm và nhấp vào Edit Custom Lists.
Lựa chọn Edit Custom Lists trong tab Advanced của cửa sổ Excel Options
Sau đó, nhấp vào trường trống Import List From Other Cells, chọn các ô chứa danh sách bạn muốn tạo và nhấp vào Import.
Danh sách các đội bóng Premier League được nhập vào hộp thoại Custom List Options trong Excel
Sau khi bạn đã nhập danh sách, đóng hai hộp thoại bằng cách nhấp OK hai lần.
Cuối cùng, truy cập bảng tính nơi bạn muốn tạo danh sách, nhập mục đầu tiên và nhấp và kéo fill handle cho đến khi tất cả các mục trong danh sách được hiển thị. Nếu bạn kéo fill handle vượt quá số lượng ô cần thiết cho danh sách, danh sách sẽ bắt đầu lại và các mục sẽ được lặp lại.
4. Tiết Kiệm Thời Gian Với Ngăn Điều Hướng (Navigation Pane)
Điều hướng giữa các tab trang tính trong menu ngang ở cuối cửa sổ Excel có thể tốn thời gian và gây khó chịu, đặc biệt nếu có nhiều trang tính trong sổ làm việc.
Danh sách các tab trang tính quá nhiều trong Microsoft Excel, gây khó khăn khi điều hướng
Một cách để khắc phục vấn đề này là nhấp chuột phải vào các mũi tên điều hướng ở góc dưới bên trái bên dưới khu vực ô để mở một danh sách dọc các tên trang tính.
Cửa sổ Activate trong Microsoft Excel hiển thị danh sách các tab trang tính theo chiều dọc để dễ dàng lựa chọn
Tuy nhiên, phương pháp được ưu tiên hơn là sử dụng Navigation Pane của Excel. Điều này là do, ngoài việc hiển thị tên các trang tính, nó còn liệt kê các bảng, biểu đồ, các vùng đã đặt tên (named ranges) và các thành phần khác trong mỗi trang tính, về cơ bản đóng vai trò như một menu động của mọi thứ trong sổ làm việc của bạn.
Để kích hoạt Navigation Pane, mở tab View trên ribbon và nhấp vào Navigation.
Bây giờ, trong Navigation Pane, nhấp vào bất kỳ trang tính nào để nhảy thẳng đến đó, hoặc nhấp vào các mũi tên bên cạnh tên trang tính để điều hướng đến một thành phần cụ thể.
Ngăn điều hướng Navigation Pane trong Excel, trang tính Technology được mở rộng hiển thị các thành phần bên trong
Bạn có thể nhấp chuột phải vào một trang tính, đồ họa hoặc bảng trong Navigation Pane để đổi tên nó. Ngoài ra, nếu bạn không thể nhớ vị trí của một mục cụ thể, hãy tìm kiếm nó trong thanh tìm kiếm ở đầu ngăn.
5. Khắc Phục Lỗi Định Dạng Phần Trăm Không Mong Muốn
Nếu bạn đã từng cố gắng thay đổi một số nguyên thành phần trăm trong Microsoft Excel, bạn sẽ biết rõ rằng chương trình không làm cho việc này dễ dàng chút nào.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn được gửi bảng tính này và bạn muốn chuyển các giá trị trong cột B thành phần trăm.
Danh sách đồ uống và nồng độ cồn (ABV) của chúng trong Microsoft Excel
Nếu bạn chọn các ô liên quan và nhấp vào Percentage trong nhóm Number của tab Home trên ribbon, vì các giá trị là số nguyên, chúng sẽ chuyển đổi thành các giá trị phần trăm lớn hơn nhiều so với những gì bạn mong muốn.
Bảng tính Excel hiển thị các số nguyên đã bị chuyển đổi sai sang định dạng phần trăm lớn hơn mong muốn
Để khắc phục vấn đề này, với các số nguyên ở định dạng ban đầu, hãy nhập 1% vào một ô trống và nhấn Ctrl+C để sao chép nó.
Bây giờ, chọn các ô chứa các giá trị bạn muốn chuyển đổi từ số nguyên sang phần trăm và nhấn Ctrl+Alt+V để mở hộp thoại Paste Special. Sau đó, nhấn M để kích hoạt thao tác nhân (Multiplication) và nhấn Enter.
Tùy chọn Multiply được chọn trong hộp thoại Paste Special của Excel, dùng để nhân giá trị
Bây giờ, tất cả các số nguyên đã được chuyển đổi thành phần trăm đúng như mong muốn. Tại thời điểm này, bạn có thể xóa ô chứa 1% ban đầu, vì nó không còn liên kết với các giá trị trong cột B nữa.
Bảng tính Excel hiển thị danh sách mười đồ uống cùng nồng độ cồn đã được định dạng chính xác dưới dạng phần trăm
6. Chụp Ảnh Động (Dynamic Snapshots) Của Dữ Liệu
Nếu bạn đang tạo một bảng điều khiển (dashboard) dữ liệu quan trọng, công cụ này là thứ bạn không thể bỏ qua. Công cụ Paste As Linked Picture của Excel cho phép bạn sao chép một tập dữ liệu dưới dạng hình ảnh, nghĩa là bạn có thể định dạng và định vị lại nó để trông đẹp mắt hơn. Hơn nữa, hình ảnh được dán là động, nghĩa là nó sẽ tự động cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu gốc.
Để sử dụng công cụ này, đầu tiên, chọn phạm vi ô chứa dữ liệu bạn muốn chụp và nhấn Ctrl+C.
Một dải ô chứa dữ liệu doanh số bán hàng trong Excel được chọn và sao chép
Bây giờ, hãy chuyển đến trang tính nơi bạn muốn chèn hình ảnh động của dữ liệu và nhấp vào mũi tên thả xuống Paste trong tab Home trên ribbon. Cuối cùng, tìm và nhấp vào biểu tượng trông giống như một bảng ghi nhớ với một chuỗi liên kết và một hình ảnh.
Biểu tượng Paste As Linked Picture trong Microsoft Excel, cho phép dán dữ liệu dưới dạng hình ảnh liên kết động
Không giống như các hình ảnh thông thường, những hình ảnh được tạo bằng công cụ Paste As Linked Picture là động, nghĩa là chúng sẽ cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu gốc. Đồng thời, chúng hoạt động như những hình ảnh thông thường về mặt định vị, thay đổi kích thước và định dạng. Bạn có thể nhấp và kéo hình ảnh để di chuyển nó (hoặc các tay cầm xung quanh cạnh để thay đổi kích thước) và định dạng lại hình ảnh bằng cách chọn nó và chuyển đến tab Picture Format trên ribbon.
Dữ liệu được dán dưới dạng hình ảnh liên kết trong Excel được chọn, tab Picture Format trên thanh ribbon đang mở
Để tăng độ rõ nét cho hình ảnh đã dán, bạn có thể bỏ chọn Gridlines trong tab View trên ribbon. Để sao chép các yếu tố khác—như biểu đồ hoặc bảng đã định dạng—dưới dạng hình ảnh, hãy sử dụng công cụ Camera ít được biết đến của Excel.
Kết Luận
Nắm vững các thủ thuật và tính năng nâng cao trong Excel không chỉ giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng hơn mà còn mở ra những khả năng mới trong việc phân tích và trình bày dữ liệu. Từ việc tạo biểu đồ gọn gàng ngay trong ô, gỡ lỗi công thức một cách thông minh, đến tự động hóa việc nhập liệu và quản lý bảng tính phức tạp, những mẹo này là chìa khóa để bạn nâng tầm kỹ năng Excel của mình.
Hãy áp dụng ngay các thủ thuật này vào công việc hàng ngày của bạn để cảm nhận sự khác biệt. Bạn có bất kỳ mẹo Excel yêu thích nào khác muốn chia sẻ không? Hãy để lại bình luận bên dưới và cùng thảo luận nhé!
